檔案管理制度
提供者：配置組
發(fā)布時間：2010/06/20 12:00
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)，健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結(jié)合，實行“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時應(yīng)同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門要按照歸檔范圍要求，將上年形成的各資料，在本年度三月底前移交綜合檔案室，綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門負責(zé)整理立卷裝訂成冊，并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內(nèi)，負責(zé)基建人員應(yīng)及時向城建檔案館交齊文件材料，并收回押金，同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后，由項目負責(zé)人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理，確因工作需要的，設(shè)備科可采取借用形式保管使用，新設(shè)備開箱前，應(yīng)有檔案人員在場清點全部機器資料，辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全，妥善保管好檔案，為本單位提供利用。
 
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密制度，及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應(yīng)嚴格查閱手續(xù)，必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外，他人不得查閱。如需查閱，須經(jīng)責(zé)任人同意，并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復(fù)制時，須領(lǐng)導(dǎo)批準，不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
5、經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案，要造冊登記，按有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理，以防失密。
檔案保管制度
 
1、檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷，做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設(shè)備，改善庫房保管條件，保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況，并作記錄，及時消除各種隱患，保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案，及時進行修補搶救工作，維護檔案的完整。
6、做好“六防”（防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠），“三無”（無丟失、無霉變、無差錯）。
 
借閱制度
 
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱，外單位人員借閱檔案，憑介紹信、本人身份證或工作證，征得管理部門意見，經(jīng)辦公室負責(zé)人同意，方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案，應(yīng)在閱文室或指定地點。欲外借者，需經(jīng)辦公室負責(zé)人批準，借期不得超過一周（設(shè)備資料除外），特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者，除及時催收外，對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
4、任何人不得私自涂改，不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失，違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度，嚴格填寫登記簿。歸還的檔案，進行復(fù)查其完整度，辦理注銷手續(xù)。
 
統(tǒng)計制度
 
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計，包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計，包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
 
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組，負責(zé)對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作，判定檔案的價值，調(diào)整檔案密級，決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作，銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案，編制鑒定清冊，經(jīng)批準后，指派專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計，包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
 
檔案利用制度
 
1、檔案人員要有責(zé)任心，熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息，對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
 
檔案修改補充制度
 
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔，或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤，表達不確切，應(yīng)予修改補充。
2、修改前應(yīng)填寫更改通知單，通過會簽的方法，取得有關(guān)科室同意，分管領(lǐng)導(dǎo)的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
 
科室預(yù)立卷制度
 
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔，并按要求，做好檔案的預(yù)立卷工作，于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務(wù)科室在開展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動中形成的材料，由各科室兼職檔案員進行預(yù)立卷工作，并于次年三月底前交綜合檔案室。
 
 
檔案庫房管理制度
 
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所，全宗內(nèi)的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上，排放整齊、美觀，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，在適當時候進行自然通風(fēng)。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸，室內(nèi)存放滅火器及溫度計，相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄，室內(nèi)做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，非檔案人員末經(jīng)允許，不得入內(nèi)，與檔案無關(guān)的物品不得存放庫房內(nèi)。未經(jīng)鑒定和批準的檔案，不得任意銷毀。
 
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設(shè)備開箱制度
 
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設(shè)備儀器開箱，經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目（十萬元以上）的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設(shè)備（萬元以上）文件資料，在安裝驗收后合格，正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調(diào)查項目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
 
照片與聲像檔案管理制度
 
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的，均應(yīng)及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得占為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說明，照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片，并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強化的措施，應(yīng)定期檢查，以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時，交接雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。
 
財務(wù)檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須專人負責(zé)保管。
3、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷裝訂成冊，每年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)科保管一年，期滿后，由財務(wù)科編造清冊移交檔案部門保管，檔案部門保管的會計檔案，不得任意拆封，如要拆封須會同財務(wù)部門一起拆封，重新訂須雙方加蓋印章，在不具備移交的情況下，財務(wù)科要加強管理，要有專柜存放，不得隨意堆放，造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿，詳細記錄查閱會計檔案的時間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容，會計檔案原則上不得外借，如有特殊情況，須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部，國家檔案局（84）第85號關(guān)于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿，會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預(yù)算、決算工資冊保存期限為永久。
10、保存期滿的檔案須作挑揀和篩查，有價值的須繼續(xù)保存，應(yīng)銷毀的檔案須造清冊經(jīng)審核批準后，方可銷毀。對于未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證應(yīng)揀出立卷。要銷毀檔案時，財務(wù)科要派員監(jiān)銷，銷毀前應(yīng)清點核對，銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章。